Vad gör en virtuell assistent för en coach?

Coacher som hör av sig säger nästan alltid samma sak: själva coachningen tar minst energi. Det sitter i introsamtalet som flyttas för tredje gången, klienten som undrar om inspelningen ligger uppe än, fakturan från det andra programmet som fortfarande är obetald och nyhetsbrevet som legat halvfärdigt bland utkasten i sex veckor. Precis det arbetet kan du lämna ifrån dig utan att verksamheten känns annorlunda.

Vilka uppgifter tar en virtuell assistent över från en coach?

Jag brukar dela upp arbetet i en coachverksamhet i fyra områden. Det fungerar bättre än att plocka enstaka uppgifter, för så fort ett helt område ligger hos någon annan slutar du också tänka på det.

Störst effekt ger nästan alltid de två första raderna. Så fort planeringen och efterarbetet inte längre ligger hos dig blir resten av veckan lugnare av sig själv. Hur planeringen fungerar i praktiken står i outsourca kalenderhanteringen, och mejlen runt omkring hittar du på sidan om e-posthantering. Tjänsten som allt det här hör hemma under är planering och organisation.

Vad gör en virtuell assistent inte?

Det är frågan varje coach ställer, och den är befogad. En virtuell assistent coachar inte. Jag ger inga råd om innehållet till dina klienter, tar inte över en session, avgör inte om någon ska gå vidare till nästa program och är aldrig ditt ansikte i ett samtal. Gränsen går mellan innehållet och allt runt omkring.

• Ingen coachning, inte ens snabbt. En fråga om en övning eller om vad som sades i en session går till dig, även när svaret verkar självklart.
• Inga råd om innehållet. Skriver en klient att det är tungt just nu får hen ett mänskligt svar om att meddelandet är sett och att du svarar själv. Inget mer än så.
• Inga beslut om programmen. Förlänga, pausa, återbetala, hänvisa vidare eller tacka nej till en anmälan stannar hos dig.
• Däremot allt runt omkring. Boka, bekräfta, skicka material, påminna, fakturera och följa upp, i din ton och inom de ramar du satt i förväg.

Ramarna är det egentliga arbetet i början. En sida räcker: vad som får ske utan att fråga, vad som alltid ska förbi dig först och de tre eller fyra standardsvar du redan använder själv. Sedan är det bara undantagen kvar att titta på.

Var också öppen mot klienterna. I mejlen jag skickar för en coachs räkning står det rakt ut att jag läser med och sköter planeringen. Klienter har sällan något emot det, de vill framför allt ha snabbt svar. Det de däremot ogillar är att i efterhand upptäcka att någon läste med när de trodde att de skrev direkt till dig. Det kostar förtroende, och i det här yrket är förtroendet hela verksamheten.

Hur många timmar behöver du som coach och vad kostar det?

Två saker styr antalet timmar: hur många klienter som löper samtidigt och om du jobbar med lanseringar. En månad då du öppnar ett program kostar i praktiken ungefär det dubbla mot en vanlig månad, så välj hellre ett paket som lämnar lite marginal en lugn månad.

De flesta coacher börjar på tio timmar och går upp en månad när en lansering närmar sig. Vill du räkna närmare utifrån din egen vecka finns hur många timmar du behöver. Vad du får tillbaka för timmarna står i vad kostar en virtuell assistent.

Hur ger du tillgång utan att lämna ut klientuppgifter?

Du arbetar med förtroliga berättelser och ibland med uppgifter om hälsa. Att vara försiktig med det är inte överdrivet, det hör till yrket. Regeln är enkel: du ger tillgång, inte lösenord, och bara till det som behövs för att arbetet ska bli gjort.

• Ett eget konto per system. I kalendern, mejlen, lärplattformen och faktureringsprogrammet skapar du en egen användare. Då ser du vem som gjort vad, och du drar tillbaka behörigheten med ett klick utan att byta lösenord någonstans.
• Behörighet per system. I lärplattformen handlar det ofta om att sköta moduler och deltagare, utan insyn i det klienterna lämnar in. I bokföringen oftast bara att skapa och skicka fakturor, inte hela administrationen.
• Det du inte delar. Sessionsanteckningar, klientjournaler och formulär från introsamtalen med personlig eller medicinsk bakgrund hör hemma i en mapp eller ett verktyg utanför den delade behörigheten. Där har en assistent inget att göra.
• Tvåstegsverifiering på. På varje konto du delar, även på de system du tycker är oviktiga.

Skriv också ner vad som händer när samarbetet tar slut: vilken behörighet som tas bort, vad som raderas och vem som behåller filerna. Och eftersom personuppgifter behandlas för din räkning hör ett personuppgiftsbiträdesavtal till. Hela checklistan finns i säker samverkan med en virtuell assistent. Vill du hellre prata igenom det innan du delar något går det bra via kontaktsidan.