Hur många timmar virtuell assistent behöver jag?

Det här är frågan jag får oftast, ofta innan någon vet exakt vad de vill lämna ifrån sig. Fullt rimligt, för du köper timmar och inte ett resultat du redan känner igen. Det goda är att du kan räkna ut det ganska exakt, och att du sällan hamnar snett så länge du börjar litet.

Räcker 10 timmar i månaden?

För avgränsat och återkommande arbete räcker det gott. 10 timmar i månaden blir ungefär en halvtimme per arbetsdag, och där ryms mer än du tror så länge det handlar om samma sorts uppgifter:

• Rensa inkorgen. Nyhetsbreven bort, standardfrågorna besvarade, resten sorterad så att du bara läser det som faktiskt betyder något.
• Sköta kalendern. Boka och flytta möten, skicka bekräftelser, hålla marginalerna intakta.
• Bokföra fakturor. Leverantörsfakturor in i systemet, kundfakturor skickade och påminnelser när någon glömmer att betala.
• Lösa trådar som hänger kvar. Uppdatera en adresslista, boka en resa, snygga till en offert.

Det 10 timmar framför allt gör är att visa dig om outsourcing passar dig. Under den första månaden märker du hur väl du kan lämna ifrån dig arbete och hur mycket du behöver förklara. På tjänstesidan administration ser du hur det arbetet ser ut i vardagen.

Vilket timpaket passar vilket arbete?

Paketen skiljer sig i storlek, men framför allt i vad du kan göra med dem. Med få timmar plockar du bort enstaka uppgifter; med fler timmar tar någon över ett helt område.

Skillnaden mellan 10 och 20 timmar är större än siffran antyder. Vid 20 timmar, ungefär en timme per arbetsdag, får samarbetet rytm. Någon kan ditt sätt att jobba, tar återkommande uppgifter på egen hand och hör av sig bara om sådant som verkligen kräver ditt beslut. Du slutar förklara allt. Hela prisbilden finns på prissidan och i artikeln vad kostar en virtuell assistent.

Hur räknar du ut dina egna timmar?

I stället för att gissa kan du helt enkelt mäta. Metoden kostar dig en vecka och ger dig en siffra du kan använda.

1. Skriv ner vad du gör under en vecka. Grovt räcker: uppgift och antal minuter, rad för rad i en anteckning eller ett kalkylblad.
2. Stryk under allt som inte måste göras av just dig. Allt där ditt namn, ditt ansikte eller din bedömning inte är avgörande kvalificerar sig.
3. Lägg ihop timmarna och räkna om dem till en månad. Fyra veckor, med lugna veckor och röda dagar inräknade.
4. Ta ungefär hälften av det som startpunkt. Det är paketet du börjar med, och det du faktiskt fyller.

Varför hälften? För att de flesta företagare underskattar sina egna uppgifter och samtidigt tar i för mycket vid starten. Bara att hålla sociala medier igång eller webbutiken aktuell växer snabbare än du tror: produkter, bilder, texter, frågor från kunder. Att börja med ett paket som passar och justera efter två månader fungerar bättre än att ta i stort och sedan inte fylla timmarna. Vilka uppgifter som lämpar sig bäst står i vilka uppgifter du kan outsourca.

När är det dags att utöka?

Ett par signaler stämmer nästan alltid. Du märker att du sparar ihop arbete tills paketet blir ledigt igen. Du hör dig själv säga att något får vänta till nästa månad. Eller så är timmarna slut i mitten av månaden och resten skjuts framåt. Då har paketet blivit för litet, inte samarbetet.

Åt andra hållet gäller samma sak: blir timmar över månad efter månad är ett steg ner rimligare än att låta dem förfalla. Eftersom du kan justera varje månad behöver du aldrig skjuta upp det valet. Är du osäker på vilket paket som passar tar vi det i ett introduktionssamtal; jag räknar ut det tillsammans med dig innan något bestäms.