Outsourca kalenderhanteringen till en virtuell assistent

Kalendern verkar vara en liten sak, ända tills du räknar hur mycket tid den äter. Mejl fram och tillbaka om en tid, ett möte som flyttas så att tre andra måste flytta med, ett samtal som ligger alldeles för tätt inpå det förra. Att outsourca kalenderhanteringen betyder att någon annan löser det pusslet, och att du bara öppnar kalendern för att se vad som gäller idag.

Vad gör en virtuell assistent med din kalender?

I praktiken är det ganska konkret. Det här tar en virtuell assistent över:

• Bokar och flyttar möten. Mejlandet fram och tillbaka om en tid går via assistenten i stället för via dig.
• Håller koll på tidszoner och restid. Internationella samtal hamnar på rätt klockslag, och mellan två platser finns tillräcklig marginal för att faktiskt hinna dit.
• Skyddar fokustid. Fokusblock, lunch och administration får stå kvar i stället för att fyllas med möten.
• Tittar framåt. Varje morgon en kort översikt över dagen och veckan, inklusive vad du behöver förbereda.
• Rensar. Dubbelbokningar, avbokningar och lösa inbjudningar städas bort, så att kalendern stämmer med verkligheten.

På tjänstesidan kalenderhantering ser du hur det fungerar i vardagen.

Hur får någon annan tillgång till din kalender?

Det är nästan alltid den första frågan, och svaret är mindre skrämmande än det låter. I Google Kalender och Outlook ger du behörighet på kalendernivå. Du delar alltså inget lösenord och lämnar inte ut resten av kontot.

• Dela bara tillgängligheten. Assistenten ser att du är upptagen, inte var du är eller med vem.
• Redigeringsbehörighet där det behövs. Vill du att bokningarna sköts självständigt ger du redigeringsrätt på en enda kalender.
• Skydda privata poster. Personliga möten markerar du som privata, eller lägger i en separat kalender som du behåller för dig själv.
• Dra tillbaka när du vill. Behörigheten tar du bort med två klick, utan att byta lösenord någonstans.

Jobbar du redan med en delad inkorg går kalendern oftast via samma behörighet. Mer om det står i outsourca e-posthanteringen.

Vad kan du låta någon annan boka, och vad inte?

Allt hör inte hemma hos en assistent, och det är själva poängen. Utförandet lämnar dig, besluten stannar kvar. En vanlig uppdelning ser ut så här.

Mönstret är alltid detsamma: görandet lämnar dig, beslutet stannar hos dig. Är du osäker på var du ska börja hjälper vilka uppgifter du kan outsourca dig igång.

När lönar det sig att outsourca kalenderhanteringen?

Ett enkelt test: räkna hur många mejl du behöver under en vecka för att få möten på plats. Lägg till ombokningarna, dubbelbokningarna och dagarna som är alldeles för fullpackade, så har du din signal. Rullar du regelbundet från ett samtal rakt in i nästa utan paus ligger problemet inte i hur mycket du har att göra, utan i vem som sköter kalendern.

Kostnaden är lätt att överblicka. Tio timmar i månaden landar på 840 euro exklusive moms, och då handlar det oftast om kalender och inkorg tillsammans, eftersom de två går in i varandra. Tjugo timmar kostar 1600 euro, fyrtio timmar 3000 euro och sextio timmar 4200 euro. Det finns inga startavgifter och du kan justera varje månad om arbetsmängden ändras. Vad du får för de timmarna står i vad kostar en virtuell assistent.