Wat doet een virtual assistant voor een coach?

Coaches die bij mij aankloppen zeggen bijna allemaal hetzelfde: het coachen zelf kost de minste energie. Het zit in de intake die voor de derde keer verzet wordt, de cliënt die vraagt of de opname er al is, de factuur van traject twee die nog openstaat en de nieuwsbrief die al zes weken half af in je concepten hangt. Precies dat werk kun je weggeven zonder dat je praktijk er anders van gaat voelen.

Welke taken neemt een virtual assistant van een coach over?

Ik knip het werk in een coachpraktijk meestal in vier gebieden. Dat werkt beter dan losse taken uitkiezen, want zodra een heel gebied bij iemand anders ligt, hoef je er ook niet meer aan te denken.

Het grootste effect zit bijna altijd in de eerste twee rijen. Zodra het plannen en het nasturen niet meer bij jou liggen, wordt de rest van je week vanzelf rustiger. Hoe het plannen precies loopt staat in agendabeheer uitbesteden, en over de mail eromheen lees je meer in e-mailbeheer uitbesteden. De dienst waar dit allemaal onder valt is planning en organisatie.

Wat doet een virtual assistant juist niet?

Dit is de vraag die elke coach stelt, en terecht. Een virtual assistant coacht niet. Ik geef geen inhoudelijk advies aan jouw cliënten, ik neem geen sessie over, ik beslis niet of iemand doorgaat naar een volgend traject en ik ben nooit jouw gezicht in een gesprek. De grens loopt tussen de inhoud en alles eromheen.

• Geen coaching, ook niet even snel. Een vraag over een oefening of over wat er in een sessie besproken is, gaat naar jou. Ook als het antwoord voor de hand lijkt te liggen.
• Geen inhoudelijk advies. Schrijft een cliënt dat het even niet gaat, dan krijgt die een menselijk bericht dat het gezien is en dat jij zelf reageert. Verder niets.
• Geen beslissingen over trajecten. Verlengen, pauzeren, terugbetalen, iemand doorverwijzen of een aanmelding afwijzen blijft bij jou.
• Wel alles eromheen. Plannen, bevestigen, nasturen, herinneren, factureren en opvolgen, in jouw toon en binnen kaders die je vooraf hebt vastgelegd.

Die kaders zijn het echte werk aan het begin. Eén A4 is genoeg: wat mag zonder overleg, wat gaat altijd eerst langs jou, en welke drie of vier standaardantwoorden gebruik je zelf al. Daarna hoef je alleen nog de uitzonderingen te bekijken.

Wees ook open naar je cliënten. Onder de mails die ik namens een coach stuur, staat gewoon dat ik meelees en meeplan. Cliënten hebben daar zelden moeite mee, die willen vooral snel antwoord. Wat ze wel vervelend vinden is er later achter komen dat iemand meelas terwijl zij dachten rechtstreeks met jou te schrijven. Dat kost vertrouwen, en dat is in dit vak je hele bedrijf.

Hoeveel uur heb je als coach nodig en wat kost dat?

Twee dingen bepalen het aantal uur: hoeveel cliënten er tegelijk lopen en of je met lanceringen werkt. Een maand waarin je een programma opent kost in de praktijk al snel het dubbele van een gewone maand, dus kies liever een pakket waar je in een rustige maand wat ruimte overhoudt.

De meeste coaches beginnen op tien uur en schuiven een maand op als er een lancering aankomt. Wil je preciezer rekenen aan de hand van je eigen week, kijk dan bij hoeveel uur je nodig hebt. Wat je voor die uren terugkrijgt, staat in wat kost een virtual assistant.

Hoe geef je toegang zonder je cliëntgegevens te grabbel te gooien?

Je werkt met vertrouwelijke verhalen, en soms met gezondheidsinformatie. Dat je daar voorzichtig mee bent is niet overdreven, dat hoort erbij. De regel is simpel: je geeft toegang, geen wachtwoorden, en alleen tot wat nodig is om het werk te doen.

• Een eigen account per systeem. In je agenda, je mail, je leeromgeving en je facturatiepakket maak je een aparte gebruiker aan. Zo zie je terug wie wat heeft gedaan en trek je de toegang in één klik weer in, zonder ergens een wachtwoord te wijzigen.
• Rechten per systeem. In je leeromgeving vaak beheer van modules en deelnemers, zonder inzage in wat cliënten inleveren. In je boekhouding meestal alleen facturen maken en versturen, niet je hele administratie.
• Wat je niet deelt. Sessienotities, dossiers en intakeformulieren met persoonlijke of medische achtergrond horen in een map of tool die buiten de gedeelde toegang blijft. Daar heeft een assistent niets te zoeken.
• Tweestapsverificatie aan. Op elk account dat je deelt, ook op de systemen die je onbelangrijk vindt.

Leg daarnaast vast wat er gebeurt als de samenwerking stopt: welke toegang eruit gaat, wat er wordt verwijderd en wie je bestanden houdt. En omdat je persoonsgegevens laat verwerken, hoort er een verwerkersovereenkomst bij. De volledige checklist staat in veilig samenwerken met een virtual assistant. Wil je het liever even doorpraten voor je iets deelt, dan kan dat via de contactpagina.