Hur hyr du en virtuell assistent i Sverige?

De flesta som hör av sig till mig står på ungefär samma ställe. Företaget går bra, men administrationen ligger kvar till kvällen och det känns för tidigt att anställa någon. Då är det rimligt att hyra in hjälp per månad och betala för de timmar du faktiskt använder, i stället för att bygga en tjänst du inte vet om du kan fylla.

Vad kostar det att hyra en virtuell assistent?

Jag arbetar med månadspaket i stället för lös timdebitering, eftersom det gör att båda parter kan planera. Du köper ett antal timmar per månad, och ju fler timmar paketet innehåller desto lägre blir priset per timme.

Det tillkommer ingen startavgift och det finns ingen lång bindningstid. Behöver du mer hjälp en månad och mindre nästa, så flyttar vi paketet dit. Vill du jämföra med andra sätt att räkna finns en längre genomgång i vad kostar en virtuell assistent.

Ska du anlita eller anställa?

Frågan handlar sällan om priset per timme. Den handlar om vad som sitter kvar i företaget den dagen arbetsmängden minskar.

• Anställa. Du får en person på plats i verksamheten, men du tar också på dig arbetsgivaravgifter, semester, uppsägningstid, utrustning och ansvaret för att fylla tjänsten med arbete varje månad.
• Anlita. Du får en faktura i månaden, du köper bara de timmar du behöver och du kan skala upp eller ner när säsongen svänger.

En anställning lönar sig när arbetsmängden är stabil och du vill bygga upp kunskapen internt. Att anlita passar bättre när behovet varierar, när uppgifterna är avgränsade eller när du vill prova ett upplägg innan du binder upp dig. Jag har ställt de två alternativen mot varandra i virtuell assistent eller anställd.

Vilka avtal och regler gäller när assistenten sitter i ett annat EU-land?

Sitter assistenten i ett annat EU-land än ditt eget fungerar samarbetet lika bra i praktiken, men det finns några saker som är värda att ha koll på innan du skriver på.

Skatteavdrag. Köper ditt svenska företag arbete av ett utländskt företag som inte är godkänt för F-skatt, är du som uppdragsgivare skyldig att göra skatteavdrag på ersättning för arbete i Sverige. Är företaget godkänt för F-skatt gör du inget avdrag. Nyansen är viktig: regeln gäller arbete som fysiskt utförs i Sverige. Sitter assistenten på distans i ett annat land utförs arbetet inte i Sverige. Skatteverket beskriver reglerna på sidan om att anlita utländskt företag för arbete som fysiskt utförs i Sverige.

Moms. Vid inköp av tjänster från ett annat EU-land är det du som köpare som beräknar och redovisar den svenska momsen i din momsdeklaration, enligt huvudregeln om omvänd betalningsskyldighet. Är inköpet till din momspliktiga verksamhet får du dra av samma belopp. Skatteverket förklarar det under köpa tjänster från andra EU-länder, och jag går igenom avdraget i är en virtuell assistent avdragsgill.

Sedan är det avtalen. Tre papper räcker långt:

• Ett skriftligt avtal om uppdraget. Vilka uppgifter som ingår, hur många timmar per månad, vilka tider och svarstider som gäller och hur fakturan ser ut.
• Ett personuppgiftsbiträdesavtal. Det behövs så snart assistenten kommer åt personuppgifter, till exempel i inkorgen, kundregistret eller bokföringen, och det följer av dataskyddsförordningen.
• En lista över behörigheter. Skriv ner vilka system assistenten får tillgång till och vem som ger den. Hur du gör det i praktiken står i säker samverkan med en virtuell assistent.

Det här är ingen skatterådgivning. Stäm alltid av din egen situation med din redovisningskonsult eller revisor innan du skriver på.

Hur kommer du igång?

Själva starten tar mindre tid än de flesta tror. Så här ser den ut hos mig.

1. Skriv ner vad som ska bort. Ta veckan som gick och notera de uppgifter som tog tid utan att kräva just dig.
2. Boka ett samtal. Vi går igenom listan och uppskattar hur många timmar i månaden det handlar om.
3. Välj paket och skriv avtal. Avtalet och personuppgiftsbiträdesavtalet är på plats innan något arbete börjar.
4. Ge tillgång, ett system i taget. Inga lösenord i e-post, utan behörigheter via en lösenordshanterare som du kan ta bort igen.
5. Utvärdera efter en månad. Fungerar fördelningen, eller ska timmarna flyttas till något annat?

Vill du se hela upplägget steg för steg läser du anlita en virtuell assistent, och funderar du på vem du ska välja finns hur väljer man en virtuell assistent. Handlar det mest om löpande pappersarbete hittar du uppgifterna på sidan om administration. Vill du hellre prata direkt är du välkommen att höra av dig.