Är en virtuell assistent avdragsgill?

Frågan kommer nästan alltid direkt efter att någon har sett ett pris, och det är rimligt, för du vill veta vad fakturan gör med siffrorna i företaget. I praktiken ligger två frågor i samma mening. Den första handlar om kostnaden: belastar fakturan resultatet? Den andra handlar om momsen: får du tillbaka den? Det är två skilda vägar, så jag tar dem en i taget. Jag är ingen skatterådgivare, så dina egna siffror hör hemma hos din redovisningskonsult.

Är kostnaden avdragsgill i företaget?

En faktura för arbete som utförs i verksamheten är en kostnad. Du bokför den som vilket annat inköp som helst och den landar i resultatet för det året. Så långt är det enkelt.

Vad som sedan får dras av mot vinsten beror på företagsform och på hur din verksamhet ser ut. En enskild firma räknar annorlunda än ett aktiebolag, och flera regler skiljer sig från företagare till företagare. Jag skriver medvetet inga belopp, gränser eller procentsatser för den delen, eftersom det är precis det du går igenom med din redovisningskonsult. Det jag kan säga är att en tydlig beskrivning på fakturan gör det samtalet kortare.

Håll också isär privat och verksamhet. Använder du något delvis privat påverkar det bedömningen, och det gäller både på kostnadssidan och på momssidan. Arbete som helt och hållet sker i företaget, till exempel uppgifterna på sidan administration, är enklast att motivera.

Hur fungerar momsen på tjänsten?

Den normala momssatsen är 25 procent på leverans av varor och tjänster, vilket framgår av Skatteverkets rättsliga vägledning. Vilken sats som hamnar på just din faktura avgör säljaren utifrån den tjänst som levereras.

Vid inköp till företaget har du enligt Skatteverket oftast rätt att dra av hela den ingående momsen, förutsatt att inköpet görs till en momspliktig verksamhet. Avdraget tar du upp i momsdeklarationen för den period fakturan hör till, och det förutsätter att du har en korrekt faktura från säljaren.

Kostnaden och momsen är alltså två separata spår. Fakturan kan ligga helt rätt i bokföringen samtidigt som bara en del av momsen kommer tillbaka, helt enkelt för att verksamheten blandar momspliktig och momsfri omsättning. Priserna på den här sidan anges för övrigt exklusive moms, tio timmar i månaden ligger på 9 600 kr. Vad du får för de timmarna beskriver jag i vad kostar en virtuell assistent.

Vad gäller när assistenten sitter i ett annat EU-land?

Då ändras vägen för momsen, inte vägen för kostnaden. Köper du tjänster från ett annat EU-land är det du som köpare som räknar ut och redovisar den svenska momsen i momsdeklarationen. Säljaren fakturerar utan moms när du lämnar ett giltigt momsregistreringsnummer, och görs inköpet till din momspliktiga verksamhet har du enligt Skatteverket normalt rätt till avdrag.

Åt andra hållet fungerar det på samma sätt. Ett nederländskt företag som köper tjänster från ett annat EU-land får en faktura utan btw eller med texten btw verlegd, räknar ut skatten själv och tar upp den i sin deklaration. Samma belopp får dras av i den deklarationen i den mån tjänsten används i den beskattade omsättningen, vilket den nederländska skattemyndigheten beskriver det.

Rent praktiskt handlar det om två saker. Lämna ditt momsregistreringsnummer innan den första fakturan skapas, och säg till din redovisningskonsult att det finns omvänd betalningsskyldighet i bokföringen, eftersom den ska synas på två ställen i deklarationen. Hur ett samarbete över gränsen ser ut i vardagen skriver jag mer om i hyra en virtuell assistent i Sverige.

Vad behöver fakturan innehålla?

Skatteverket är tydligt på den punkten: se alltid till att du får en korrekt faktura från säljaren, för utan den kan du gå miste om avdraget för momsen. Avdraget hänger alltså på underlaget i bokföringen, inte på att du har betalat.

Gå igenom fakturan när den kommer:

• Båda parter. Namn och adress på säljare och köpare, plus momsregistreringsnummer eller btw-nummer.
• Beskrivningen. Vad som är gjort, formulerat så att det stämmer med det faktiska arbetet.
• Perioden. Datum eller månad som arbetet avser.
• Beloppen. Beloppet exklusive skatt, tillämpad skattesats och momsen angiven för sig.
• Vid leverans från ett annat EU-land. Uppgift om omvänd betalningsskyldighet, med ditt eget nummer på fakturan.

Stämmer något inte, be om en rättad faktura innan du bokför den. Det tar fem minuter nu i stället för en rättelse senare. Är du osäker på vad som gäller i ditt fall tar du det med din redovisningskonsult; om det praktiska i ett samarbete får du gärna höra av dig via kontakt.

Senast uppdaterad 8 september 2026.