Hoe huur je een virtual assistant in Zweden in?

De ondernemers die mij benaderen, staan bijna allemaal op hetzelfde punt. Het bedrijf loopt, maar de administratie schuift door naar de avond en iemand aannemen voelt nog te groot. Dan is werk per maand inkopen een logische tussenstap: je betaalt voor de uren die je gebruikt en je bouwt geen functie op die je later moet vullen.

Wat kost een virtual assistant in Zweden?

Ik werk met maandpakketten en niet met losse uurtjes, omdat je daar allebei beter mee kunt plannen. Je koopt een aantal uren per maand en hoe groter het pakket, hoe lager het uurtarief uitvalt.

Er komen geen opstartkosten bij en je zit niet vast aan een langlopend contract. Heb je de ene maand meer nodig en de volgende minder, dan verschuift het pakket mee. Loopt er ook een website mee, dan reken ik dat apart af: onderhoud kost 60 euro per maand en hosting 25 euro, samen 85 euro, maandelijks opzegbaar. Een uitgebreidere rekensom staat in wat kost een virtual assistant.

Huur je in of neem je iemand in dienst?

Die keuze gaat zelden over het bedrag per uur. Hij gaat over wat je aan je bedrijf vastknoopt als het werk een keer terugloopt.

• In dienst nemen. Je haalt iemand binnen die het bedrijf van binnenuit leert kennen, maar je neemt ook werkgeverslasten, vakantiedagen, een opzegtermijn, apparatuur en de plicht om elke maand genoeg werk te hebben op je.
• Inhuren. Je krijgt één factuur per maand, je koopt alleen de uren die je nodig hebt en je schaalt op of af als het seizoen draait.

Een vaste kracht verdient zich terug als het werk stabiel is en je de kennis in huis wilt houden. Inhuren past beter als het volume schommelt, als de taken duidelijk af te bakenen zijn of als je eerst wilt weten of de samenwerking klikt. Ik heb beide kanten naast elkaar gezet in virtual assistant of personeel.

Welke afspraken en regels gelden als je assistent in een ander EU-land zit?

Zit je assistent in een ander EU-land dan jijzelf, dan werkt dat in de praktijk prima, maar er zijn een paar dingen die je wilt weten voordat je tekent.

Skatteavdrag. Koopt je Zweedse bedrijf werk in bij een buitenlands bedrijf dat niet is godkänt för F-skatt, dan ben je als opdrachtgever verplicht skatteavdrag te doen op de vergoeding voor werk in Zweden. Is het bedrijf wel godkänt för F-skatt, dan doe je dat niet. Let op de nuance: de regel gaat over arbete som fysiskt utförs i Sverige, dus werk dat fysiek in Zweden wordt uitgevoerd. Werkt je assistent op afstand vanuit een ander land, dan wordt het werk niet in Zweden uitgevoerd. Skatteverket beschrijft dit op de pagina over een buitenlands bedrijf inschakelen voor werk dat fysiek in Zweden wordt uitgevoerd.

Btw. Koop je diensten in uit een ander EU-land, dan bereken en verantwoord je als koper zelf de Zweedse btw in je momsdeklaration, volgens de hoofdregel van omvänd betalningsskyldighet. Is de inkoop bestemd voor je momspliktiga verksamhet, oftewel je btw-belaste activiteiten, dan trek je datzelfde bedrag weer af. Skatteverket legt het uit onder diensten kopen uit andere EU-landen, en ik werk de aftrek uit in is een virtual assistant btw-aftrekbaar.

Blijven over de afspraken zelf. Met drie stukken kom je een heel eind:

• Een schriftelijke overeenkomst. Welke taken erbij horen, hoeveel uur per maand, binnen welke tijden er gewerkt wordt en hoe de facturatie loopt.
• Een verwerkersovereenkomst, in het Zweeds een personuppgiftsbiträdesavtal. Die heb je nodig zodra je assistent bij persoonsgegevens komt, bijvoorbeeld in de inbox, het klantenbestand of de boekhouding. Dat volgt uit de AVG.
• Een overzicht van de toegang. Leg vast wie welk systeem mag gebruiken en wie die rechten uitdeelt. Hoe je dat praktisch regelt, staat in veilig samenwerken met een virtual assistant.

Dit is geen fiscaal advies. Leg je eigen situatie altijd voor aan je redovisningskonsult of boekhouder voordat je tekent.

Hoe begin je?

De start kost minder tijd dan de meeste mensen denken. Bij mij ziet hij er zo uit.

1. Schrijf op wat weg moet. Loop de afgelopen week na en noteer het werk dat tijd kostte zonder dat jij het per se hoefde te doen.
2. Plan een gesprek. We nemen die lijst door en schatten in om hoeveel uur per maand het gaat.
3. Kies een pakket en teken. De overeenkomst en de verwerkersovereenkomst liggen er voordat het werk begint.
4. Geef toegang, systeem voor systeem. Geen wachtwoorden per e-mail, maar rechten via een wachtwoordmanager die je ook weer kunt intrekken.
5. Kijk na een maand terug. Klopt de verdeling nog, of kunnen de uren beter naar iets anders?

Wil je de hele route stap voor stap zien, lees dan virtual assistant inhuren, en twijfel je over wie je kiest, dan helpt hoe kies je een virtual assistant. Gaat het vooral om terugkerend papierwerk, dan vind je die taken op de pagina administratie. Praat je liever meteen even, neem dan contact op.