Is een virtual assistant aftrekbaar van de belasting?

Deze vraag krijg ik vaak vlak nadat iemand het tarief heeft gezien, en dat is logisch, want je wilt weten wat een factuur onder de streep met je cijfers doet. In de praktijk schuiven er twee vragen in elkaar. De eerste gaat over de kostenkant: drukt die factuur op je winst? De tweede gaat over de btw: kun je die terugvragen? Het zijn twee losse routes, en ik loop ze allebei langs. Ik ben geen belastingadviseur, dus je eigen cijfers leg je voor aan je boekhouder.

Zijn de kosten aftrekbaar in je onderneming?

Een factuur voor werk dat in je onderneming gebeurt, is een kostenpost. Je verwerkt hem in je boekhouding zoals je dat met elke andere zakelijke inkoop doet, en hij komt terecht in je resultaat over dat jaar. Tot zover is het simpel.

Wat er daarna precies van je winst af gaat, hangt af van je rechtsvorm en van je eigen situatie. Een eenmanszaak rekent anders af dan een bv, en er zijn regelingen die per ondernemer verschillen. Ik noem hier bewust geen bedragen, drempels of percentages voor de winstkant, want dat is precies het stuk dat je met je boekhouder doorneemt. Wat ik wel kan zeggen: hoe duidelijker de omschrijving op de factuur is, hoe korter dat gesprek wordt.

Houd zakelijk en privé daarbij uit elkaar. Gebruik je iets deels privé, dan telt dat mee in de beoordeling, en dat speelt zowel aan de kostenkant als aan de btw-kant. Werk dat volledig in de onderneming gebeurt, zoals de taken op de pagina administratie, is in dat opzicht het makkelijkst te onderbouwen.

Hoe zit het met de btw op de factuur?

Het algemene btw-tarief is 21 procent en geldt volgens de Belastingdienst voor alle goederen en diensten die niet zijn vrijgesteld en niet onder een van de lagere tarieven vallen. Welk tarief er op jouw factuur terechtkomt, bepaalt de leverancier aan de hand van de dienst die hij levert.

Btw over zakelijke kosten kun je vaak aftrekken als voorbelasting, maar er zitten voorwaarden aan die de Belastingdienst op een rij zet. Btw over kosten voor vrijgestelde of niet-belaste goederen en diensten is niet aftrekbaar. Gebruik je iets ook privé, dan kun je daarover geen btw aftrekken. En heb je zowel belaste als vrijgestelde omzet, dan trek je alleen btw af over de uitgaven die bij je belaste omzet horen.

Daarom staan de twee routes los van elkaar. Het kan prima zo zijn dat de kosten netjes in je administratie thuishoren, terwijl je maar een deel van de btw mag terugvragen omdat je omzet gemengd is. De maandpakketten op deze site staan trouwens exclusief btw vermeld, tien uur per maand komt op 840 euro. Wat er aan belasting bij komt, hangt af van de regels die op de levering van toepassing zijn. Wat je voor die uren terugkrijgt, staat in wat kost een virtual assistant.

Wat geldt als je assistent in een ander EU-land zit?

Dan verandert de route van de btw, niet die van de kosten. Neem je diensten af uit een ander EU-land, dan wordt de btw vaak naar jou als afnemer verlegd. Je krijgt een factuur zonder btw of met de vermelding btw verlegd, je berekent de verschuldigde btw zelf en geeft die op in je btw-aangifte. Diezelfde btw kun je volgens de Belastingdienst ook als voorbelasting aftrekken, voor zover je de dienst gebruikt voor belaste omzet.

Vanuit Zweden gezien werkt het spiegelbeeldig. Koopt een Zweeds bedrijf diensten uit een ander EU-land, dan berekent en verantwoordt de koper de Zweedse moms zelf in de momsdeklaration. De verkoper brengt geen moms in rekening zodra je een geldig momsregistreringsnummer opgeeft, en is de inkoop voor je momspliktiga verksamhet, dan heb je volgens Skatteverket normaal gesproken recht op aftrek.

Praktisch komt het op twee dingen neer. Geef je btw-nummer of momsregistreringsnummer door voordat de eerste factuur wordt gemaakt, en laat je boekhouder weten dat er verlegde btw in je administratie zit, want die moet aan twee kanten in je aangifte terugkomen. Werk je met iemand aan de Zweedse kant, dan gaat een virtual assistant inhuren in Zweden dieper in op hoe zo'n samenwerking eruitziet.

Wat moet er op de factuur staan?

Skatteverket is er duidelijk over: zorg altijd voor een correcte factuur van de verkoper, want krijg je die niet, dan mag je de moms mogelijk niet aftrekken. Je aftrek hangt dus aan het document dat in je administratie zit, niet aan de betaling die je hebt gedaan.

Loop een binnenkomende factuur daarom even na op deze punten:

• Beide partijen. Naam en adres van leverancier en afnemer, plus het btw-nummer of momsregistreringsnummer.
• De omschrijving. Wat er is gedaan, in woorden die aansluiten bij het werk zelf.
• De periode. De datum of de maand waarop het werk betrekking heeft.
• De bedragen. Het bedrag exclusief belasting, het toegepaste tarief en het bedrag aan btw of moms apart vermeld.
• Bij levering uit een ander EU-land. De vermelding dat de btw is verlegd, met jouw eigen nummer erbij.

Klopt er iets niet, vraag dan om een gecorrigeerde factuur voordat je hem boekt. Dat kost je vijf minuten, terwijl je er later een aangifte mee kunt rechtzetten. Twijfel je over je eigen situatie, leg hem dan voor aan je boekhouder; over de praktische kant van samenwerken kun je altijd contact opnemen.

Laatst bijgewerkt op 8 september 2026.