Hoe werk je veilig samen met een virtual assistant?

Als je voor het eerst werk uit handen geeft, gaat het zelden mis op de taken zelf. Het knelpunt zit bij toegang. Je moet iemand in je mailbox, je website of je administratie laten kijken, en dat voelt ongemakkelijk. Dat is ook logisch. Hieronder zet ik op een rij hoe ik dat in de praktijk regel, zodat je weet wat je mag verwachten en wat je gerust mag eisen.

Hoe deel je toegang zonder je wachtwoorden te geven?

Door het wachtwoord zelf nooit het onderwerp te maken. Een wachtwoord dat je in een appje of een mailtje stuurt, staat daar jaren later nog steeds. Je weet dan niet meer wie het heeft gelezen, of het ergens is gekopieerd en waar het verder is opgeslagen. Daarom werk ik altijd zo:

• Een gedeelde kluis in een wachtwoordmanager. Bijvoorbeeld 1Password of Bitwarden. Jij zet de inloggegevens in een aparte kluis en deelt alleen die kluis. Wil je stoppen, dan haal je de kluis weg en is de toegang meteen weg.
• Liever een eigen account dan een gedeeld wachtwoord. In vrijwel elk systeem kun je een tweede gebruiker aanmaken. Dan zie je in het logboek wie wat heeft gedaan en hoef je bij vertrek niet je eigen wachtwoord te wijzigen.
• Tweestapsverificatie aan. Op je e-mail, je hosting en je webshop is dat het minste wat je kunt doen. Ook op het account van je assistent.
• Nooit via mail of chat. Ook niet even snel, ook niet met de belofte dat je het bericht daarna verwijdert.

In de praktijk is de kluis de saaiste en makkelijkste oplossing. Je hoeft niets te onthouden, je ziet in één overzicht wie waar bij kan, en je kunt het op elk moment terugdraaien.

Welke rechten geef je wel en niet?

Het uitgangspunt is simpel: alleen de rechten die het werk echt vraagt, en niets extra. Dat heeft weinig met wantrouwen te maken. Hoe minder deuren openstaan, hoe kleiner de kans dat er per ongeluk iets sneuvelt, en hoe makkelijker je later kunt zien wat er is gebeurd.

Bij WordPress zie ik nog vaak dat iedereen Administrator wordt, gewoon omdat dat het snelst is. Voor het plaatsen van blogs of het bijwerken van een pagina is de rol Redacteur ruim voldoende. Heb ik een keer meer nodig, bijvoorbeeld om een plugin bij te werken, dan vraag ik dat en zet je het daarna weer terug.

Wat zegt de AVG als je werk uitbesteedt?

Zodra iemand namens jou persoonsgegevens verwerkt, denk aan klantnamen in je inbox of adressen in je webshop, kom je op het terrein van de AVG. In de meeste gevallen ben jij dan de verwerkingsverantwoordelijke en werkt de virtual assistant als verwerker: in jouw opdracht en volgens jouw instructies.

Het instrument daarvoor is de verwerkersovereenkomst. Daarin leg je vast welke gegevens worden verwerkt, waarvoor, hoe lang, welke beveiligingsmaatregelen gelden en wat er gebeurt als er iets misgaat. Daarnaast maak je afspraken over geheimhouding en over waar de gegevens staan. Ik werk zelf zoveel mogelijk in jouw eigen omgeving en met dienstverleners die gegevens binnen de EU opslaan, omdat dat de vraag over doorgifte een stuk eenvoudiger maakt.

Ik ben geen jurist en dit is geen juridisch advies. Werk je met gevoelige gegevens, bijvoorbeeld medische of financiële, laat je overeenkomst dan nakijken door iemand die daar wel voor is opgeleid. Hoe ik zelf met gegevens omga, lees je in mijn privacyverklaring.

Wat spreek je vooraf af?

Het meeste gedoe ontstaat niet door kwade wil maar door onduidelijkheid. Deze punten zet ik daarom aan het begin op papier, ook bij kleine opdrachten.

1. Welke systemen en welke rol. Per systeem één regel: wie krijgt toegang en met welke rechten.
2. Wat wel en niet zelfstandig mag. Bijvoorbeeld wel klantvragen beantwoorden, geen betalingen doen en geen contracten toezeggen.
3. Wie er nog meer mag meekijken. Werkt je assistent met een team, spreek dan af dat toegang niet zonder overleg wordt doorgegeven.
4. Wat er gebeurt aan het einde. Accounts uitzetten, de kluis intrekken, gedeelde documenten teruggeven of verwijderen. Zet er een datum bij, dan hoef je er later niet over na te denken.
5. Wat je doet bij een incident. Eén simpele afspraak, meld het meteen, voorkomt dat een klein probleem een groot probleem wordt.

Zoek je nog iemand, dan helpt hoe kies je een virtual assistant je bij de selectie. Wil je eerst weten welk werk zich hier goed voor leent, kijk dan bij welke taken je kunt uitbesteden of bij e-mailbeheer uitbesteden, want de inbox is meestal het eerste wat overgaat. Twijfel je over jouw situatie, stel je vraag dan gerust via contact.