Vad kan en virtuell assistent göra i Shopify eller WooCommerce?
En virtuell assistent tar över det återkommande arbetet i din webbutik: produkter, ordrar, returer och kundfrågor. Var du landar beror på plattformen, för Shopify och WooCommerce kräver olika sorters arbete och olika många timmar i månaden.
För de flesta webbutiker landar arbetet på mellan tio och tjugo timmar i månaden. I Shopify går timmarna till produkter, ordrar och kundfrågor, eftersom plattformen sköter sitt eget underhåll. I WooCommerce tillkommer WordPress-webbplatsen under butiken: uppdateringar, säkerhetskopior, säkerhet och hastighet, vilket tar ytterligare några timmar.
Frågan kommer nästan alltid i samma form: jag har en webbutik, vad kan någon annan ta över där. Svaret beror mindre på vad du säljer än på vad butiken körs på. Vill du ha grunderna först läser du virtuell assistent för webbutik. Den här artikeln går ett lager djupare och handlar om skillnaden mellan de två plattformarna, och vad den betyder för arbetet du lämnar ifrån dig.
Vilket arbete i webbutiken kan du lämna ifrån dig?
Det mesta arbetet i en webbutik återkommer, och därför går det att lämna ifrån sig. Grovt sett faller det inom fyra områden, och de är desamma på båda plattformarna.
| Område | Det du lämnar ifrån dig | Takt |
|---|---|---|
| Produkter | Lägga upp produkter, uppdatera varianter och priser, beskära och ladda upp bilder, skriva produkttexter, bygga kollektioner och kategorier, hålla lagersaldot rätt | Varje vecka, med en topp när en ny kollektion släpps |
| Ordrar | Behandla beställningar, skapa fraktetiketter, skicka spårningsinformation, registrera returer och göra återbetalningar | Varje dag |
| Kundkontakt | Svara på frågor om leverans och retur, följa upp omdömen, hålla de vanliga frågorna aktuella | Varje dag |
| Själva butiken | Förbereda kampanjer och rabattkoder, byta banners, koppla och skicka nyhetsbrevet | Varje månad eller per kampanj |
Det är den utförande delen. Vad du säljer, till vilket pris och med vilken marginal stannar hos dig. Hur stödet ser ut i vardagen står på webbutikshantering och support.
Vad skiljer Shopify från WooCommerce när det gäller arbetet du lämnar ifrån dig?
Här ligger kärnan. I Shopify hyr du en butik som någon annan underhåller. I WooCommerce äger du lokalen, med all frihet och allt underhåll som följer med. Skillnaden märks i vem du behöver, hur många timmar som går åt och vad som går sönder när ingen håller uppsikt.
| Shopify | WooCommerce | |
|---|---|---|
| Var arbetet sker | I Shopifys adminpanel: produkter, ordrar, appar och temat | I WordPress: produkter och ordrar i WooCommerce, plus hela webbplatsen runt omkring |
| Vem sköter underhållet | Shopify själva. Uppdateringar och plattformens säkerhet är inget du behöver tänka på | Du, eller någon åt dig: uppdateringar av tillägg och tema, säkerhetskopior, säkerhet och hastighet |
| Vad som går fel utan tillsyn | Appar du betalar för men inte längre använder, och temaändringar som hamnar snett efter en uppdatering | Gamla tillägg, en webbplats som blir allt långsammare och i värsta fall en hackad butik |
| Vilken åtkomst du ger | Ett eget medarbetarkonto med rättigheter per del av butiken | En WordPress-användare med en roll, och ibland även åtkomst till webbhotellet |
| Timmar per månad | Oftast 10 till 20 timmar för själva butiksarbetet | Samma butiksarbete, plus ungefär 2 till 4 timmar i månaden för underhållet |
I WooCommerce är underhållet inget extra, det är priset för friheten som WordPress ger dig. Vad som ingår i en underhållsrunda och vad det kostar står i vad kostar WordPress underhåll. Vill du ha underhållet och webbhotellet i ett fast abonnemang går det via webbhotell och underhåll: 60 euro i månaden för underhållet, 25 euro för webbhotellet, 85 euro tillsammans, uppsägningsbart varje månad.
Det får också en praktisk följd för vem du anlitar. Till en Shopifybutik behöver du någon som kan plattformen och arbetar ordentligt. Till en WooCommercebutik vill du ha någon som också är hemma i WordPress, annars delas arbetet mellan två parter och du hamnar mitt emellan när något går sönder.
Hur många timmar behöver du och vad kostar det?
Antalet timmar hänger på två saker: hur många ordrar som kommer in i månaden, och om kundkontakten ingår. Det senare flyttar mer än många tror, eftersom frågor om leverans och retur alltid dyker upp när du håller på med något annat. Det här är riktlinjer ur praktiken, ingen räknemodell.
| Situation | Timmar per månad | Månadspaket |
|---|---|---|
| Upp till ungefär 100 ordrar i månaden, du svarar själv på kundfrågorna | 10 timmar | 840 euro |
| 100 till 400 ordrar i månaden, kundkontakten inräknad | 20 timmar | 1600 euro |
| Växande butik med dagliga kundfrågor och mycket produktarbete | 40 timmar | 3000 euro |
| Flera butiker, eller en butik med ett fast team omkring sig | 60 timmar | 4200 euro |
Är du osäker på antalet hjälper hur många timmar behöver du dig vidare. Vad som ingår i ett paket står i vad kostar en virtuell assistent.
En sak till som du stöter på online: det finns gott om leverantörer som gör det här för några euro i timmen. Det är inget lurendrejeri, det är helt enkelt ett annat erbjudande. För rent repetitivt inmatningsarbete i stora volymer, till exempel att flytta över tusen produkter, blir det ofta billigare där och är ett rimligt val. Det fungerar sämre så snart något mer hänger ihop med uppdraget: kundfrågor som ska besvaras på svenska eller nederländska, personuppgifter om kunder inom EU som ska hanteras korrekt, eller en WordPress-installation som också behöver underhåll. Då betalar du ofta två gånger, en gång för den billiga timmen och en gång för att rätta till det. Titta alltså först på vilken sorts arbete det är och därefter på priset.
Vilken åtkomst ger du, och vad behåller du själv?
Du behöver aldrig dela din egen inloggning. Båda plattformarna låter dig skapa en separat användare med begränsade rättigheter, och det är precis så du ska göra.
- Ett eget medarbetarkonto. I Shopify lägger du till en extra användare i butiken, i WooCommerce en egen WordPress-användare. Ditt ägarkonto behåller du för dig själv.
- Rättigheter bara till det som behövs. Produkter, ordrar och kundfrågor räcker för det dagliga arbetet. Mer ger du först när arbetet verkligen kräver det.
- Betalningsinställningar och utbetalningar behåller du. Ingen behöver komma åt ditt bankkonto eller din betalleverantör för att skicka en order.
- Åtkomst som du drar tillbaka på ett par klick. Ta bort användaren så är det klart, utan att du behöver byta lösenord överallt.
I WooCommerce finns en sak till att väga in. En administratörsroll i WordPress räcker mycket längre än till butiken: den öppnar även tillägg, teman, användare och webbplatsens inställningar. Ska någon bara sköta butiken räcker rollen butiksansvarig, alltså shop manager. Ska samma person även sköta underhållet är administratör rimligt, men då vill du veta vem du släpper in och hur det är dokumenterat. Hur du ordnar det snyggt står i säker samverkan med en virtuell assistent.
Vanliga frågor
Kan en virtuell assistent lägga upp och uppdatera mina produkter?
Ja. Att lägga upp och uppdatera produkter är oftast det första man lämnar ifrån sig, både i Shopify och i WooCommerce. Det handlar om varianter, priser, lagersaldo, bilder och produkttexter, plus att rensa bort dubbletter och slutsålda artiklar. Du lämnar underlaget, eller så hämtar jag det ur din leverantörsfil.
Vem hanterar returer och kundfrågor?
Oftast tar jag första svaret och hela hanteringen, och du kommer in först vid undantagen. Registrera returer, göra återbetalningar, skapa fraktetiketter och skicka spårningsinformation går då via mig. Frågor om leverans och retur besvarar jag på svenska, engelska eller nederländska, i din ton. Om en kund får pengarna tillbaka är fortfarande ditt beslut.
Behöver jag underhåll vid sidan av butikshanteringen i WooCommerce?
Ja. I WooCommerce ligger en WordPress-webbplats under butiken och den sköter sig inte själv. Uppdateringar av tillägg, säkerhetskopior, säkerhet och hastighet hör till, i praktiken ungefär två till fyra timmar i månaden. I Shopify försvinner det, eftersom plattformen sköter det åt dig. Underhåll och webbhotell tillsammans kostar 85 euro i månaden.
Vad kostar butikshantering per månad?
Det går via månadspaket: tio timmar kostar 840 euro, tjugo timmar 1600 euro, fyrtio timmar 3000 euro och sextio timmar 4200 euro, allt exklusive moms. Upp till ungefär hundra ordrar i månaden räcker tio timmar oftast. Läggs kundkontakten till hamnar du snarare på tjugo. Det finns inga startavgifter och du kan justera varje månad.
Också intressant
Webbutikshantering och support
Produkter, ordrar och kundfrågor skötta varje dag av en VA.
GrundernaVirtuell assistent för webbutik
Den breda introduktionen: vad en VA gör i en butik och när det lönar sig.
WordPressVad kostar WordPress underhåll?
Vad som ingår i en underhållsrunda och varför WooCommerce behöver en.
KunskapsbasHur många timmar behöver du?
Att matcha paketets storlek mot arbetet som faktiskt kommer in.
Redo att lämna över butiken?
Boka ett förutsättningslöst introduktionssamtal och ta reda på vad en virtuell assistent kan ta över i din butik på Shopify eller WooCommerce.
Boka introduktionssamtal