Wat kan een virtual assistant doen in Shopify of WooCommerce?

De vraag komt bijna altijd in dezelfde vorm binnen: ik heb een webshop, wat kan iemand anders daarin overnemen. Het antwoord hangt minder af van wat je verkoopt dan van waar je shop op draait. Wil je eerst de basis, lees dan virtual assistant voor webshops. Dit artikel gaat een laag dieper en behandelt het verschil tussen de twee platforms, en wat dat betekent voor het werk dat je uit handen geeft.

Welk werk in je webshop kun je uitbesteden?

Het meeste werk in een webshop is terugkerend en daarmee overdraagbaar. Grofweg valt het uiteen in vier gebieden, en die gelden voor allebei de platforms.

Dat is het uitvoerende deel. Wat je verkoopt, tegen welke prijs en met welke marge blijft bij jou. Hoe die ondersteuning er in de praktijk uitziet, staat op webshop beheer en ondersteuning.

Wat is het verschil tussen Shopify en WooCommerce voor het werk dat je uitbesteedt?

Hier zit de kern. Bij Shopify huur je een winkel die door iemand anders wordt onderhouden. Bij WooCommerce heb je een eigen pand, met alle vrijheid en alle onderhoudsplicht die daarbij hoort. Dat verschil zie je terug in wie je nodig hebt, hoeveel uur er in gaat en wat er misgaat als niemand ernaar omkijkt.

Bij WooCommerce is dat onderhoud geen extraatje, het is de prijs van de vrijheid die WordPress je geeft. Wat er in zo'n ronde zit en wat het kost, staat in wat kost WordPress onderhoud. Wil je het onderhoud en de hosting in een vast abonnement, dan kan dat via hosting en onderhoud: 60 euro per maand voor het onderhoud, 25 euro voor de hosting, samen 85 euro, maandelijks opzegbaar.

Praktisch betekent dit ook iets voor wie je zoekt. Voor een Shopify-shop heb je iemand nodig die het platform kent en netjes werkt. Voor een WooCommerce-shop wil je er iemand bij die ook met WordPress overweg kan, anders splits je het werk over twee partijen en val je precies daartussen als er iets stukgaat.

Hoeveel uur heb je nodig en wat kost het?

Het aantal uren hangt aan twee dingen: hoeveel bestellingen er per maand binnenkomen, en of het klantcontact er ook bij zit. Dat laatste verdubbelt het beeld vaker dan mensen verwachten, omdat vragen over levering en retour altijd op een moment komen dat je net iets anders doet. Dit zijn richtlijnen uit de praktijk, geen rekenmodel.

Twijfel je over het aantal, dan helpt hoeveel uur heb je nodig je verder. Wat er precies in een pakket zit, lees je in wat kost een virtual assistant.

Nog iets waar je online tegenaan loopt: er zijn heel veel aanbieders die dit werk voor een paar euro per uur doen. Dat is geen truc, dat is gewoon een ander aanbod. Voor puur repetitief invoerwerk in bulk, duizend producten overzetten bijvoorbeeld, ben je daar vaak goedkoper uit en is het een prima keuze. Het werkt minder goed zodra er iets bij komt: klantvragen die in het Nederlands of Zweeds beantwoord moeten worden, persoonsgegevens van EU-klanten die netjes behandeld moeten worden, of een WordPress-installatie die ook onderhoud nodig heeft. Dan betaal je het vaak twee keer, een keer voor het goedkope uur en een keer om het recht te zetten. Kijk dus eerst naar wat voor werk het is en pas daarna naar de prijs.

Welke toegang geef je, en wat houd je zelf?

Je hoeft je eigen inlog niet te delen. Beide platforms laten je een aparte gebruiker aanmaken met beperkte rechten, en dat is ook precies wat je moet doen.

• Een eigen medewerkersaccount. In Shopify maak je een extra gebruiker aan in de winkel, in WooCommerce een eigen WordPress-gebruiker. Je eigenaarsaccount houd je voor jezelf.
• Rechten tot wat nodig is. Producten, bestellingen en klantvragen zijn genoeg voor het dagelijkse werk. Meer geef je pas als er echt meer nodig is.
• Betaalinstellingen en uitbetalingen houd je zelf. Niemand hoeft bij je bankrekening of je betaalprovider te kunnen om een bestelling te versturen.
• Toegang die je in een paar klikken intrekt. Gebruiker verwijderen en klaar, zonder dat je overal wachtwoorden hoeft te wijzigen.

Bij WooCommerce speelt er iets extra's. Een beheerdersrol in WordPress reikt veel verder dan alleen de winkel: die geeft ook toegang tot plugins, thema's, gebruikers en instellingen van de site. Wie alleen de shop draait heeft genoeg aan de rol shopmanager. Doet dezelfde persoon ook het onderhoud, dan is beheerder logisch, maar dan wil je wel weten wie je binnenlaat en hoe dat is vastgelegd. Hoe je dat netjes regelt, staat in veilig samenwerken met een virtual assistant.