Hoeveel uur virtual assistant heb ik nodig?

Dit is de vraag die ik het vaakst krijg, meestal nog voordat iemand precies weet wat hij wil uitbesteden. Logisch ook, want je koopt uren en nog geen resultaat dat je kent. Het goede nieuws is dat je het redelijk nauwkeurig kunt uitrekenen, en dat je er zelden ver naast zit zolang je klein begint.

Is 10 uur per maand genoeg?

Voor afgebakend, herhaalbaar werk is dat prima. 10 uur per maand komt neer op ongeveer een half uur per werkdag, en daar past meer in dan je denkt zolang het steeds dezelfde soort taken zijn:

• Je inbox opschonen. Nieuwsbrieven eruit, standaardvragen beantwoord, de rest gesorteerd zodat je alleen nog leest wat er echt toe doet.
• Je agenda bijhouden. Afspraken inplannen en verzetten, bevestigingen versturen, buffers bewaken.
• Facturen erin zetten. Inkoopfacturen inboeken, verkoopfacturen versturen, herinneringen sturen als iemand vergeet te betalen.
• Losse klusjes die blijven hangen. Een adreslijst bijwerken, een reis boeken, een offerte netjes maken.

Wat 10 uur vooral doet, is je laten merken of uitbesteden bij je past. Je ontdekt in die eerste maand hoe goed je taken kunt overdragen en hoeveel toelichting je erbij moet geven. Hoe dat werk er in de praktijk uitziet, staat op de pagina administratie.

Welk urenpakket past bij welk werk?

De pakketten verschillen niet alleen in omvang, ze verschillen vooral in wat je ermee kunt doen. Bij weinig uren kies je een paar taken; bij meer uren draagt iemand een heel gebied van je over.

Het verschil tussen 10 en 20 uur is groter dan het getal doet vermoeden. Bij 20 uur, ongeveer een uur per werkdag, krijgt de samenwerking ritme. Iemand kent je werkwijze, pakt terugkerende dingen zelfstandig op en komt alleen nog terug op wat echt jouw beslissing vraagt. Je stopt met alles uitleggen. De volledige prijsopbouw staat op de tarievenpagina en in het artikel wat kost een virtual assistant.

Hoe reken je je eigen uren uit?

In plaats van gokken kun je het gewoon meten. Deze methode kost je een week en levert een getal op waar je iets aan hebt.

1. Schrijf een week lang op wat je doet. Grof is genoeg: taak en aantal minuten, achter elkaar in een notitie of een spreadsheet.
2. Streep aan wat niet per se door jou hoeft. Alles waarbij je naam, je gezicht of je oordeel niet doorslaggevend is, komt in aanmerking.
3. Tel die uren op en reken ze om naar een maand. Vier weken erbij, feestdagen en rustige weken meegerekend.
4. Neem daar ongeveer de helft van als startpunt. Dat is het pakket waarmee je begint, en dat je ook echt volmaakt.

Waarom de helft? Omdat de meeste ondernemers hun eigen taken te laag inschatten en tegelijk te hoog inzetten bij de start. Alleen je social media bijhouden of je webshop actueel houden loopt sneller op dan je denkt: producten, foto's, teksten, vragen van klanten. Beginnen met een pakket dat past en het na twee maanden bijstellen werkt beter dan groot inzetten en de uren niet vullen. Welke taken zich hier het beste voor lenen, lees je in welke taken kun je uitbesteden.

Wanneer moet je opschalen?

Er zijn een paar signalen die vrijwel altijd kloppen. Je merkt dat je werk opspaart tot het pakket weer vrij is. Je hoort jezelf zeggen dat iets moet wachten tot volgende maand. Of je uren zijn halverwege de maand op en de rest schuift door. Dan is het pakket te klein geworden, niet de samenwerking.

Omgekeerd geldt hetzelfde: houd je maand na maand uren over, dan is een stap terug logischer dan ze laten verlopen. Omdat je maandelijks kunt aanpassen, hoef je die keuze niet vooruit te schuiven. Weet je nog niet welk pakket past, bespreek het dan gewoon in een kennismakingsgesprek; ik reken het samen met je uit voordat je iets vastlegt.