Är en virtuell assistent värd det?

Det här är frågan jag får oftast, oftast några sekunder efter att någon har sett månadspriset. Det ärliga svaret är att det inte går ihop för alla. Det finns en uträkning under, och den kan du göra själv på två minuter utan att prata med mig.

Vid vilket timpris betalar en virtuell assistent tillbaka sig själv?

Jag jobbar med månadspaket, inte med lösa timmar. Det gör att ditt effektiva timpris sjunker ju fler timmar du tar. Tio timmar i månaden kostar 840 euro, alltså 84 euro i timmen. Sextio timmar kostar 4200 euro och då ligger du på 70 euro i timmen. Alla belopp är exklusive moms, det finns inga startavgifter och du kan justera varje månad.

Det effektiva timpriset är samtidigt din brytpunkt. I samma stund som timmarna du frigör ger dig mer än vad du betalar för dem går kalkylen plus. Ligger ditt eget timvärde under, gör den inte det.

Vilket paket som passar din vecka står i hur många timmar du behöver. Vad som ryms i timmarna, och varför priset skiljer sig mellan paketen, står i vad kostar en virtuell assistent.

Hur räknar du ut det för din egen situation?

Tre steg, mer är det inte.

1. Ta reda på vad din timme är värd. Fakturerar du per timme är det helt enkelt ditt pris. Jobbar du med fasta priser delar du förra månadens omsättning med antalet timmar du faktiskt arbetade.
2. Räkna timmarna du verkligen skulle lämna ifrån dig. Inte det du hoppas bli av med, utan det du bevisligen lägger i dag på administration, inkorg och planering.
3. Multiplicera timmarna med ditt timvärde och lägg resultatet bredvid månadspriset för det paket du skulle behöva.

Ett exempel med påhittade siffror, bara för att visa uträkningen. Säg att du fakturerar 95 euro i timmen och lägger tio timmar i månaden på administration. Paketet kostar 840 euro. De tio timmarna är värda 950 euro i fakturerbar tid hos dig. Du byter alltså 840 euro i kostnad mot 950 euro i omsättning, du får 110 euro över och administrationen ligger inte längre på ditt skrivbord.

Ta nu någon som fakturerar 60 euro i timmen, också ett exempel. Samma tio timmar ger 600 euro mot 840 euro i kostnad. Enbart på siffrorna går den personen 240 euro back. Det betyder inte automatiskt att det är meningslöst att outsourca, men det betyder att argumentet måste ligga någon annanstans än i pengar.

Det finns ett villkor till som nästan alla hoppar över: du måste faktiskt fylla de frigjorda timmarna med arbete som drar in pengar. Frigör du tio timmar och använder dem till att slita hårdare med samma sak har du gjort en utgift, inte en investering.

När är en virtuell assistent inte värd det?

Här är jag hellre ärlig än hjälpsam. Det finns lägen där jag skulle säga: vänta med det.

• Ditt timvärde ligger under det effektiva timpriset och du har inget arbete som väntar på att fylla den frigjorda tiden. Då flyttar du bara runt kostnader utan att sätta omsättning emot.
• Du har varaktigt lite att lämna ifrån dig. Under ett par timmar i veckan finns det inte mycket att föra över och du betalar mest för tillgänglighet.
• Allt sitter i ditt huvud. Är ingenting nedskrivet och har du ingen tid att förklara kostar första månaden dig mer tid än den ger.
• Din omsättning är för ojämn för en fast månadskostnad. Ett fast belopp ovanpå en oförutsägbar månad är en dålig idé, hur bra kalkylen än ser ut på pappret.
• Det du egentligen vill ha är ett bollplank som tänker med dig kring riktningen för företaget. Det är en annan roll och den köper du inte per timme.

Bara den tredje går att laga på kort sikt, genom att först skriva ner en enda process och lämna över den. Resten gör det inte. Väger du outsourcing mot att anställa någon ställer virtuell assistent eller anställd de två bredvid varandra.

Vad ger det när du inte kan räkna hem det i pengar?

Hos en del går kalkylen precis inte ihop och det är ändå värt det. Då ligger vinsten här.

• Saker blir inte längre liggande. Fakturor som går ut två veckor för sent kostar dig inga timmar, men väl pengar på kontot.
• Färre misstag. Arbete du klämmer in klockan elva på kvällen blir oftare fel än arbete någon gör på dagtid med full uppmärksamhet.
• Mindre växlande. Att hoppa från ditt eget arbete in i inkorgen fem gånger om dagen kostar mer än de minuter du synligt lägger där.
• Lugn. Att veta att inkorgen är genomgången gör skillnad i huvudet, även på söndagskvällen.

Med en reservation: det här är inga argument för att prata ihop en kalkyl som inte går ihop. De väger in när du landar ungefär på gränsen, inte när du ligger långt under. Vill du hålla det litet börjar du med vilka uppgifter du kan outsourca och lämnar bara över det som återkommer varje vecka.