Is een virtual assistant het waard?

Dit is de vraag die ik het vaakst krijg, meestal een paar seconden nadat iemand het maandbedrag heeft gezien. Het eerlijke antwoord is dat het niet voor iedereen uitkomt. Er zit een rekensom onder en die kun je in twee minuten zelf maken, zonder dat je met mij hoeft te praten.

Vanaf welk uurtarief verdient een virtual assistant zichzelf terug?

Ik werk met maandpakketten, niet met losse uren. Daardoor daalt je effectieve uurtarief naarmate je meer uren afneemt. Tien uur per maand kost 840 euro, dus 84 euro per uur. Zestig uur kost 4200 euro en dan zit je op 70 euro per uur. Alle bedragen zijn exclusief btw, er zijn geen opstartkosten en je kunt maandelijks bijstellen.

Dat effectieve uurtarief is meteen je omslagpunt. Zodra de uren die je vrijspeelt jou meer opleveren dan wat je ervoor betaalt, staat de som in de plus. Ligt jouw uurwaarde eronder, dan niet.

Welk pakket bij jouw week past, staat in hoeveel uur heb je nodig. Wat er precies in die uren zit en waarom het tarief per pakket verschilt, lees je in wat kost een virtual assistant.

Hoe reken je dat voor jouw eigen situatie uit?

Drie stappen, meer is het niet.

1. Bepaal wat jouw uur waard is. Factureer je op uurbasis, dan is dat gewoon je tarief. Werk je met vaste prijzen, deel dan je omzet van vorige maand door het aantal uren dat je hebt gewerkt.
2. Tel de uren die je echt weggeeft. Niet wat je hoopt kwijt te raken, maar wat je nu aantoonbaar kwijt bent aan administratie, inbox en planning.
3. Vermenigvuldig die uren met je uurwaarde en leg de uitkomst naast het maandbedrag van het pakket dat je nodig hebt.

Een voorbeeld met verzonnen bedragen, puur om de som te laten zien. Stel dat je 95 euro per uur factureert en tien uur per maand aan administratie kwijt bent. Dat pakket kost 840 euro. Die tien uur zijn bij jou 950 euro aan factureerbare tijd waard. Je ruilt dus 840 euro kosten in voor 950 euro omzet, je houdt 110 euro over en de administratie ligt niet meer op jouw bureau.

Neem nu iemand die 60 euro per uur factureert, ook een voorbeeld. Diezelfde tien uur leveren 600 euro op tegen 840 euro kosten. Op de rekensom alleen komt die persoon 240 euro tekort. Dat betekent niet automatisch dat uitbesteden zinloos is, maar het betekent wel dat het argument ergens anders moet liggen dan in geld.

Er zit nog een voorwaarde onder die vrijwel iedereen overslaat: je moet die vrijgekomen uren ook echt vullen met werk dat geld oplevert. Speel je tien uur vrij en gebruik je ze om harder aan hetzelfde te trekken, dan heb je geen investering gedaan maar een uitgave.

Wanneer is een virtual assistant het niet waard?

Hier ben ik liever eerlijk dan behulpzaam. Er zijn situaties waarin ik zou zeggen: doe het nu even niet.

• Je uurwaarde ligt onder het effectieve tarief en je hebt geen werk klaarliggen om de vrijgekomen tijd mee te vullen. Dan verplaats je kosten zonder er omzet tegenover te zetten.
• Je hebt structureel weinig uitbesteedbaar werk. Onder een paar uur per week valt er weinig over te dragen en betaal je vooral voor beschikbaarheid.
• Alles zit in jouw hoofd. Is niets vastgelegd en heb je geen tijd om iets uit te leggen, dan kost de eerste maand je meer tijd dan hij oplevert.
• Je omzet is te wisselvallig voor een vaste maandpost. Een vast bedrag bovenop een onvoorspelbare maand is een slecht plan, hoe goed de som er op papier ook uitziet.
• Je zoekt eigenlijk een sparringpartner die meedenkt over de richting van je bedrijf. Dat is een andere rol en die reken je niet af per uur.

Alleen die derde is op korte termijn te repareren, door eerst één proces op te schrijven en dat over te dragen. De rest niet. Twijfel je tussen uitbesteden en iemand in dienst nemen, dan zet virtual assistant of personeel de twee naast elkaar.

Wat levert het op als je het niet in geld kunt uitdrukken?

Bij een deel van de mensen komt de som net niet uit en is het toch de moeite. Dan zit de winst hier.

• Dingen blijven niet meer liggen. Facturen die twee weken later de deur uit gaan kosten je geen uren, maar wel geld op je rekening.
• Minder fouten. Werk dat je er om elf uur 's avonds bij doet, gaat vaker mis dan werk dat iemand overdag met aandacht doet.
• Minder schakelen. Vijf keer per dag van je eigen werk naar je inbox springen kost meer dan de minuten die je er zichtbaar aan besteedt.
• Rust. Weten dat de inbox is doorgenomen scheelt in je hoofd, ook op zondagavond.

Alleen: dit zijn geen argumenten om een som die niet uitkomt goed te praten. Ze tellen mee als je er ongeveer op uitkomt, niet als je er ver naast zit. Wil je het klein houden, begin dan bij welke taken je kunt uitbesteden en geef alleen weg wat elke week terugkomt.