Wat zet je in de overeenkomst met een virtual assistant?

De meeste samenwerkingen beginnen met een goed gesprek en een mail waarin staat wanneer we starten. Dat werkt prima, tot er iets verandert. Een maand waarin het werk verdubbelt, een tarief dat omhoog gaat, of een opdrachtgever die wil stoppen. Op zo'n moment merk je pas welke afspraken je nooit hebt opgeschreven. Hieronder staat wat je als opdrachtgever zelf zou moeten vastleggen voordat je tekent, met wie je ook in zee gaat.

Wat moet er in de overeenkomst staan?

Zeven onderdelen dekken het grootste deel van wat er later mis kan gaan. Ze passen samen op één A4, en je hebt ze binnen een halfuur ingevuld.

Werkt je assistent met persoonsgegevens van jouw klanten of medewerkers, dan komt daar één stuk bij: de verwerkersovereenkomst. Hoe je toegang regelt, welke rechten per systeem passen en hoe je zo'n verwerkersovereenkomst opstelt, staat in veilig samenwerken met een virtual assistant. Ik herhaal het hier niet.

Is een getekende overeenkomst verplicht, of volstaat een mail?

Voor dit soort opdrachten schrijft de wet geen contract voor, niet in Nederland en niet in Zweden. Een mail waarin je de zeven punten hierboven bevestigt en waar de ander ja op zegt, is net zo goed een afspraak. Het verschil zit dus niet in de rechtsgeldigheid, maar in hoe snel je een halfjaar later terugvindt wat jullie hebben afgesproken.

Er is één uitzondering. De AVG vraagt de verwerkersovereenkomst uitdrukkelijk in schriftelijke vorm, en elektronisch telt daarbij als schriftelijk. Dat stuk staat los van de overeenkomst over het werk, want het gaat alleen over wat er met persoonsgegevens gebeurt.

Praktisch gezien kom je het verst met één A4 dat je allebei digitaal tekent. Doe dat zeker wanneer er persoonsgegevens in het spel zijn, wanneer de samenwerking maandelijks doorloopt of wanneer het om bedragen gaat die je niet zomaar afschrijft. Wat je verder voor de start regelt, staat in virtual assistant inhuren in vijf stappen.

Wat spreek je af over uren, meerwerk en opzeggen?

Hier ontstaat de meeste ruis, en bijna altijd omdat niemand het vooraf heeft gevraagd. Deze vier vragen zou ik stellen voordat ik teken.

• Wat gebeurt er met uren die ik niet gebruik? Vervallen ze aan het einde van de maand, of mag je ze meenemen, en zo ja tot welke grens? Dit is per aanbieder anders geregeld, dus vraag het letterlijk en laat het antwoord in de overeenkomst terugkomen.
• Hoe loopt meerwerk? Spreek af wie extra uren vooraf goedkeurt, tegen welk tarief die gaan en op welke manier dat goedkeuren gebeurt. Een berichtje of een mail volstaat, zolang je allebei weet welke van de twee telt.
• Hoe lang van tevoren wordt een tarief aangekondigd? Twee maanden geeft je de tijd om te rekenen en eventueel iets anders te kiezen. Zonder afspraak staat een verhoging opeens op je factuur.
• Wat gebeurt er als mijn assistent twee weken weg is? Neemt iemand anders het over, schuift het werk op, of ligt het stil? Voor een inbox die dagelijks bijgehouden moet worden is dat een ander antwoord dan voor een maandrapportage.

Over de opzegtermijn: bij een doorlopende opdracht kom je in de markt meestal een maand of vier weken tegen. Dat is geen wettelijke termijn, alleen wat je het vaakst ziet, dus je mag er samen iets anders van maken. Zet erbij dat opzeggen schriftelijk gaat, dan hoeft niemand achteraf uit te leggen wat er in een gesprek precies is gezegd.

Het aantal uur is een keuze op zichzelf. Tien uur per maand kost 840 euro exclusief btw en twintig uur 1600 euro, zonder opstartkosten en maandelijks aan te passen. Welk aantal bij jouw werk past, reken je uit met hoeveel uur virtual assistant, en de volledige pakketten staan in wat kost een virtual assistant.

Hoe laat je zien dat het geen verkapt dienstverband is?

Je huurt een zelfstandig ondernemer in en geen werknemer. Sinds 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst weer op schijnzelfstandigheid, en daardoor komt deze vraag vaker langs dan een paar jaar terug. De Wet DBA kijkt niet naar de titel boven je overeenkomst, maar naar de manier waarop jullie in de praktijk werken.

Dit maakt een zelfstandige opdracht aannemelijk:

• Je assistent werkt voor meerdere opdrachtgevers en niet alleen voor jou.
• Het werk gebeurt op eigen apparatuur en met eigen software.
• Je assistent bepaalt zelf hoe het werk wordt gedaan. Jij zegt wat er af moet en wanneer.
• Je assistent mag zich laten vervangen als dat nodig is.
• Er is echt ondernemersrisico, want geen opdracht betekent geen factuur.

Het risico neemt juist toe bij exclusiviteit, bij vaste werktijden zoals een werknemer die heeft, en wanneer je gaat sturen op de manier waarop iets gebeurt in plaats van op het resultaat.

Voor een virtual assistant met meerdere opdrachtgevers en eigen middelen is de kans op schijnzelfstandigheid klein. Dat is eerder het tekstboekvoorbeeld van hoe het hoort dan een grensgeval. Het wordt pas spannend wanneer je iemand fulltime en exclusief inzet, want dan gaat de samenwerking op een dienstverband lijken hoe je het contract ook noemt. De praktijk weegt in deze toets zwaarder dan het papier. Wil je het verschil met personeel scherper zien, lees dan virtual assistant of personeel.

Dit is geen juridisch advies. Leg je eigen situatie voor aan een jurist voordat je tekent.

Laatst bijgewerkt: 17 september 2026