Zoek je op wie je social media kan overnemen, dan kom je twee soorten aanbieders tegen die allebei hetzelfde lijken te beloven: bureaus en virtual assistants. Ze doen niet hetzelfde werk en ze kosten niet hetzelfde. Ik zet de drie routes hieronder naast elkaar, inclusief de route waarbij je het gewoon zelf blijft doen, want die is vaker de juiste dan je zou denken.
Wat is het verschil tussen een social media bureau en een virtual assistant?
Het verschil zit niet in kwaliteit. Het zit in wat je koopt.
Bij een bureau koop je een team. Er zit een strateeg op, meestal een designer, vaak iemand die advertenties doet en soms een videoredacteur. Je krijgt een contentkalender die uit een plan komt, campagnes die op elkaar aansluiten en een rapportage waarin iemand uitlegt wat er gebeurde. Dat is echt iets waard als je nog moet uitvinden waar je voor staat, of als je met budget gaat adverteren. Je betaalt alleen ook voor die hele laag als je hem niet gebruikt.
Bij een virtual assistant koop je uitvoering. Posts inplannen en publiceren, reacties en berichten beantwoorden, beeld bijsnijden per kanaal, teksten klaarzetten die jij aanlevert of die we samen bedenken, en zorgen dat er elke week gewoon iets staat. Geen strategiedeck, geen mediaplan. Hoe die dienst er bij mij uitziet staat op de pagina social media beheer.
En daar zit meteen de grens, die ik liever hier opschrijf dan in een verkoopgesprek. Weet je al wat je wilt zeggen en is het probleem dat het er niet van komt, dan is een bureau te zwaar voor wat je nodig hebt. Weet je nog niet wat je verhaal is, dan lost een virtual assistant dat niet op. Ik kan je week vullen, maar ik kan niet bepalen waar jouw bedrijf voor staat. Wie dat toch bij een VA neerlegt, houdt na een paar maanden een keurig gevulde feed over waar niemand iets aan heeft.
Wat kost social media uitbesteden per maand?
Mijn kant is makkelijk, want die staat gewoon op de site. Tien uur per maand is 840 euro, twintig uur 1600 euro, veertig uur 3000 euro en zestig uur 4200 euro, allemaal exclusief btw. Er zijn geen opstartkosten en je past het maandelijks aan.
Wat een bureau vraagt loopt veel verder uiteen, dus daar kan ik alleen zeggen wat je in de markt tegenkomt. Bij kleinere opdrachtgevers zie je vaak een maandelijkse retainer ergens tussen de 500 en 2.000 euro. Zodra advertenties, video of meerdere kanalen meegaan, loopt dat flink hoger op. Vraag bij elke offerte wat er precies in dat bedrag zit en hoeveel uur eraan besteed wordt, want daar zit het echte verschil, niet in het totaal onderaan.
| Route | Kosten per maand | Wat je ervoor krijgt | Voor wie het past |
|---|
| Zelf doen | De uren die je er zelf in stopt, plus wat je in die tijd niet factureert | Volledige controle en je eigen stem, maar alles komt aan op jouw week | Wie weinig post, het leuk vindt om te doen en er ook echt aan toekomt |
| Virtual assistant | Vanaf 840 euro voor tien uur, tot 4200 euro voor zestig uur, exclusief btw | Uitvoering: inplannen, publiceren, reageren, content klaarzetten binnen jouw kaders | Wie weet wat hij wil zeggen, maar er structureel niet aan toekomt |
| Bureau | Wat je in de markt ziet bij kleinere opdrachtgevers is vaak 500 tot 2.000 euro retainer, hoger met advertenties of video | Strategie, campagnes en een team met onder meer een designer en een advertentiespecialist | Wie richting mist of met serieus budget wil adverteren |
De bedragen bij virtual assistant zijn mijn eigen pakketprijzen. Het bureaubedrag is een indicatie van wat je in de markt tegenkomt, geen vast tarief.
Let vooral op de eerste rij. Zelf doen is niet gratis, het staat alleen op een andere rekening. Reken je eigen uur mee tegen wat je normaal factureert, dan is dat regelmatig het duurste pad van de drie. Wat je bij mij voor een uur terugkrijgt staat in wat kost een virtual assistant.
Welke keuze past bij jouw situatie?
Een paar situaties, zo eerlijk als ik ze kan opschrijven.
- Je weet wat je wilt zeggen, maar het komt er niet van. Dan hoef je geen strategie te kopen. Je hebt iemand nodig die het uitvoert, en dat is precies een virtual assistant.
- Je hebt geen verhaal en geen richting. Begin dan niet met het uitbesteden van de uitvoering. Koop eerst richting, bij een bureau of via een losse strategiesessie. Anders betaal je voor posts die nergens naartoe leiden.
- Je wilt gaan adverteren met echt budget. Dan wil je iemand die dat dagelijks doet. Dat is bureauwerk. Bij mij hoort de organische kant en de vindbaarheid daaromheen, zoals ik beschrijf bij online marketing en SEO.
- Je post nu twee keer per maand en dat werkt prima. Dan hoef je niets uit te besteden. Er is geen regel die zegt dat je vier keer per week moet posten.
- Je zit er tussenin. Begin klein en houd het opzegbaar. Tien uur per maand is genoeg om te zien of het loopt, en je stelt het daarna bij.
Hoeveel uur je precies nodig hebt is de volgende vraag, en die hangt vooral af van hoeveel kanalen je serieus wilt bijhouden. Daar heb ik apart over geschreven in hoeveel uur virtual assistant heb ik nodig.
Welke social media taken kun je precies uitbesteden?
Dit is wat er in de praktijk bij mij op de lijst staat:
- Contentkalender bijhouden. Wat wanneer op welk kanaal, zodat je niet elke week opnieuw hoeft te bedenken wat je post.
- Inplannen en publiceren. Op LinkedIn, Instagram of Facebook, met de juiste beeldverhouding per kanaal.
- Beeld en video klaarmaken. Bijsnijden, ondertitels toevoegen, bestaand beeld hergebruiken in plaats van steeds iets nieuws laten maken.
- Reacties en berichten beantwoorden. Binnen kaders die jij vooraf vastlegt, en alles wat daarbuiten valt komt eerst bij jou.
- Bestaande content hergebruiken. Een blog wordt drie posts, een veelgestelde klantvraag wordt een carrousel.
- Maandelijks kort terugkoppelen. Wat liep en wat niet, in gewone taal, zonder dertig pagina's grafieken.
Wat er niet in zit: bepalen welke toon je bedrijf heeft, welke mening je verkondigt in je vakgebied, welke klanten je wilt aantrekken en hoe je advertentiebudget verdeeld wordt. Dat blijft bij jou, en dat is geen bescheidenheid maar een grens die het werk beter maakt. Twijfel je waar je begint met uitbesteden, dan helpt welke taken je kunt uitbesteden je verder.